Можно годами искать надёжного поставщика, торговаться за каждый цент и выстраивать логистику — но всё это не имеет смысла, если на таможне не хватает одной бумажки. По статистике, именно ошибки в документах, а не в товаре или цене, становятся причиной задержек на границе и штрафов. ВВП разбирался, что должно лежать на столе у каждого, кто выходит на внешнеторговый рынок — от первого кода ТН ВЭД до последней декларации.
Шаг первый: точка отсчёта
Многие уверены, что внешнеторговая сделка начинается с переговоров и контракта. Это ошибочное мышление. Всё начинается с кода ТН ВЭД ЕАЭС.
«Предприниматель должен знать какие меры тарифного и нетарифного регулирования применяются к его товару: таможенные платежи, разрешительные документы, а также внутреннего государственного контроля: маркировка «Честный знак», прослеживаемость, экологический сбор и прочее», — объясняет Надежда Гладышева, собственник и директор ООО «Навигатор-Альянс» (Москва).
Досье ВВП: Надежда Гладышева — эксперт-практик в сфере ВЭД с опытом более 20 лет. Занимается сопровождением международных сделок производственных и торговых предприятий, корпоративным консалтингом по вопросам ВЭД. Заместитель председателя Комитета по промышленности и руководитель группы по развитию международной торговли Пермского регионального отделения «ОПОРА России».
Но одного названия товара недостаточно.
«Для правильного подбора кода нужно знать точное наименование, назначение, состав, материал, технические характеристики, принцип работы, конструкцию, а также иметь фотографию и маркировку», — отмечает Марина Демина, эксперт по ВЭД, международной логистике и работе с Китаем, член Московской торгово-промышленной палаты. — «Например, если вы заказываете "запчасть для оборудования" — нужны конкретные характеристики. Если будет допущена ошибка в коде — это может повлиять на размер таможенных платежей и требования к ввозу».
Досье ВВП: Мария Демина — Учредитель и руководитель компании «Глобал Импорт». Сопровождает международные поставки под ключ: от поиска и проверки производителя до оплаты, логистики, сертификации, таможенного оформления и передачи товара клиенту.
Для сложного товара можно заранее получить предварительное решение по классификации и прояснить код до декларирования.
ДТ – как подать?
Есть два варианта подачи декларации на товары (ДТ).
«Первый — декларант подает сам при наличии необходимых возможностей и программного обеспечения, или же поручает это таможенному представителю по договору», — объясняет Мария Демина.
ДТ готовят на основании следующих документов:
• Контракт
• Инвойс
• Упаковочный лист
• Транспортные документы
• Сведения о характеристиках и стоимости товара
При необходимости — понадобятся документы о происхождении и соблюдении запретов и ограничений.
Но даже наличие всех документов еще не значит, что все они готовы к оформлению. Бывает, что в одном из них не хватает сведений о товаре. Или же они есть, но противоречат друг другу.
«Например, в инвойсе один артикул, а в техническом описании — другой. Поэтому, как только весь пакет документов собран, важно проверить, чтобы все данные совпадали и были заполнены подробно» — говорит руководитель компании «Глобал Импорт».
Чтобы правильно подобрать код ТН ВЭД, важно знать название и назначение товара, принцип работы, конструкцию и т.д.
Мария Демина:
«В сумме от этих параметров зависит, насколько правильно вы подберете код ТН ВЭД. Если будет допущена ошибка — это может повлиять на размер таможенных платежей и требования к ввозу. Если вы обнаружили, что ошиблись уже после подачи ДТ — данные можно исправить, но через процедуру корректировки. Ее инициирует сам декларант».
Контракт: что должно быть внутри
Внешнеторговый контракт — стержень сделки. Говоря простым языком, банк и таможня будут смотреть на него и понимать: кто, что и на каких условиях делает.
По словам Надежды Гладышевой, контракт должен быть разработан грамотным юристом и включать ряд обязательных разделов.
Шаблон структуры внешнеторгового контракта:
• Реквизиты сторон
• Предмет контракта: наименование, цена, количество товара
• Условия поставки (Incoterms 2020)
• Порядок расчётов
• Момент перехода рисков
• Сроки поставки
• Требования к качеству, упаковке и маркировке
• Порядок приёмки и предъявления претензий
• Применимое право и подсудность
• Срок действия контракта
«Контракт должен соответствовать реальной сделке и другим документам. Нельзя договориться с поставщиком об одном, заплатить по-другому, в бумагах зафиксировать третье», — объясняет Мария Демина.
Самые частые ошибки в контракте, по словам Надежды Гладышевой, — это устные договорённости вместо письменных, размытые формулировки с двойным толкованием и неверные реквизиты сторон.
«Если условия сделки изменились — их нужно зафиксировать документально, иначе банку или таможне потребуются пояснения, и платёж или выпуск товара задержится», - добавляет Мария Демина.
Инвойс и упаковочный лист: в чём разница
Инвойс — коммерческий документ, аналог УПД. Чаще всего это первичный документ реализации товара, иногда — счёт на оплату. Упаковочный лист — документ со сведениями об упаковке: количестве мест, весе нетто и брутто, виде упаковки.
«Оба документа выписывает продавец. Все сведения в этих документах и контракте должны совпадать, а также соответствовать товару. Расхождения в документах могут привести к задержкам при таможенном оформлении и перевозке», — предупреждает Надежда Гладышева.
Её рекомендация при импорте: проверять инвойс и упаковочный лист до отгрузки товара со склада иностранного поставщика. Пока груз на фабрике — исправить ошибку проще. Когда он уже в России — придётся срочно связываться с продавцом и ждать.
«Квартет» транспортных документов
Транспортный документ зависит от способа перевозки:
- CMR — международная товарно-транспортная накладная для автоперевозок
- Коносамент — для морских перевозок
- Авианакладная — для авиаперевозок
- Ж/д накладная — для железнодорожных перевозок
Основное отличие - эти документы для разных видов транспорта. CMR - международная товарно-транспортная накладная, применяется при международных автомобильных перевозках. Коносамент оформляют при морских перевозках. Авиа и ЖД накладные соответственно при авиа и железнодорожных перевозках грузов.
«Накладные должны быть оформлены согласно установленным для них правилам, и содержать сведения, соответствующие контракту и товаросопроводительным документам», — объясняет Надежда Гладышева.
Сертификаты: происхождение и соответствие
Сертификат о происхождении товара выдаёт Торгово-промышленная палата. Он подтверждает страну происхождения. Импортёрам нужен для получения тарифных преференций, экспортёрам — для соблюдения разрешительного порядка вывоза товаров, определённых постановлениями Правительства РФ.
Сертификаты соответствия и декларации оформляются на товары, попадающие под действие технических регламентов ТС и ЕАЭС. По словам экспертов, сроки оформления зависят от товара и регламента — бывают небыстрыми. Проверить, попадает ли товар под требования ТР ТС, можно при наличии кода ТН ВЭД и технической документации.
Валютный контроль и санкции: что нужно знать заранее
При совершении валютной операции банк имеет право запросить документальное подтверждение внешнеторговой сделки, это контракт или инвойс, или иные товаросопроводительные документы. Также в зависимости от суммы контракта, требуется его постановка на учёт в банке: при экспорте - от 10 млн. рублей и более, при импорте от 3 млн. рублей и более.
Надежда Гладышева поясняет, что, в настоящее время, некоторые иностранные банки отказываются осуществлять международные расчеты с российскими банками, и чтобы платеж не завис, в первую очередь необходимо проверить возможность проведения платежей:
«Согласовать банки отправителя и получателя, валюту расчётов, возможные корреспондентские маршруты, отсутствие ограничений, которые могут привести к задержке или возврату платежа. Далее нужно подготовить документы, подтверждающие сделку, проверить требования валютного контроля согласно Инструкции Банка России от 16.08.2017 № 181-И, правильно оформить заявление на перевод», — отмечает собственник ООО «Навигатор-Альянс».
Влияют на пакет документов и санкции. При невозможности проведения расчётов в рамках корреспондентских отношений между банками, используют альтернативные способы расчетов, при которых требуется оформление дополнительных документов. «Например, при проведении платежа через платежного агента появляется агентский договор, поручение, акт и так далее», — поясняет Надежда Гладышева
НДС: подтверждение нулевой ставки при экспорте
Правила подтверждения зависят от направления поставки. При экспорте за пределы ЕАЭС значительная часть подтверждения основана на электронных реестрах с данными контракта и декларации на товары. Если обнаружатся расхождения, налоговая может запросить транспортные и товаросопроводительные документы.
«Ориентируйтесь на 180 календарных дней с даты помещения товара под таможенную процедуру экспорта, — говорит Марина Демина. — Если не уложитесь — возникнут налоговые последствия. Но если подать позже, уплаченный налог может быть возвращён в установленном порядке».
Главное — не откладывать документы на потом и заниматься ими по ходу сделки.
При импорте необходимость уплаты НДС и таможенных пошлин зависит от кода ТН ВЭД.
Надежда Гладышева:
«Есть перечень товаров, которые освобождены от уплаты ввозного НДС. Также есть товары, для которых установлена ввозная пошлина в размере 0%. Таможенные платежи вносятся в форме аванса на единый лицевой счет участника ВЭД, который открыт в системе ФТС России, их поступление подтверждается выпиской, которую можно сформировать в личном кабинете участника ВЭД на сайте ФТС России».
Работа с Китаем: что требовать от поставщика
Китайский поставщик может регулярно отправлять товары за границу — но это не значит, что его привычный комплект документов подойдёт для ввоза в Россию.
«Заранее запросите инвойсы, упаковочный лист, техническую документацию и сведения о производителе, — рекомендует Мария Демина. — Проекты инвойса и упаковочного листа проверяйте до отгрузки. Пока товар на фабрике — проще разобраться, что не совпадает. Если груз уже в России — придётся ждать исправлений от продавца».
Контракт можно подготовить самостоятельно или согласовать вариант поставщика. Транспортный документ оформляет перевозчик. В зависимости от товара могут понадобиться и другие сведения — например, о составе продукции.
Когда документы врут
Мария Демина рассказала о трёх ошибках, которые встречаются чаще всего:
Данные в документах противоречат друг другу. Например, в инвойсе указана одна модель насоса, а на маркировке — другая. Какой товар приехал на самом деле? Таможне это нужно выяснить — и выпуск товара останавливается.
О товаре написано слишком мало. Названия «насос» недостаточно: нужны назначение, принцип работы и характеристики. Без них сложно проверить код ТН ВЭД — придётся запрашивать дополнительные сведения.
Договорённости изменились, а документы остались прежними. Поставщик дал скидку, но в документах старая цена. Изменения нужно оформить, иначе бумаги не соответствуют реальным условиям сделки.
Самый показательный кейс — первый. Когда в инвойсе один артикул, а в техническом описании другой, таможня видит не опечатку, а основания сомневаться в том, что именно декларируется. Результат: корректировка декларации, дополнительные проверки, простой груза на складе — и всё это стоит денег. Решение простое: проверить все данные до отгрузки, а не после.
Чек-лист: документы одной сделки
Минимальный набор для импорта небольшой партии из Китая — по шагам:
- Техническое описание товара: назначение, характеристики, состав или материал, модель, артикул, производитель, фото и маркировка
- Предварительный код ТН ВЭД и проверка ограничений
- Проверка требований к подтверждению соответствия и маркировке — до оплаты
- Контракт и спецификация с реальными условиями
- Предварительный инвойс (proforma invoice) — для предоплаты
- Документы для банка и валютного контроля
- Коммерческий инвойс с окончательной ценой, количеством и условиями поставки
- Упаковочный лист: количество мест, вес нетто и брутто, вид упаковки
- Разрешительные документы (сертификаты, декларации) — если требуются
- Транспортный документ: коносамент, авианакладная, CMR или ж/д накладная
- Документы о происхождении — если дают право на преференции
- Платёжные документы, подтверждающие расчёты
- Декларация на товары — на этапе таможенного оформления
- Что делегировать, а что держать в руках
Практически весь процесс международной сделки можно делегировать — услуга называется аутсорсинг-ВЭД. Подрядчик берёт либо весь цикл «под ключ», либо отдельные этапы.
Таможенному представителю поручают подготовку и подачу декларации, расчёты, предварительную классификацию товара, проверку документов и взаимодействие с таможней.
Логисту — организацию перевозки и работу с транспортными документами. Специалисту по подтверждению соответствия — помощь с разрешительными документами.
Но есть то, что предприниматель обязан контролировать сам. «Импортёр доплатил поставщику, но не сообщил об этом таможенному представителю, — приводит пример Мария Демина. — А он не участвовал в переговорах и продолжает работать с прежними данными. Поэтому обо всех изменениях нужно сообщать вовремя».
Что приготовить заранее
Некоторые документы можно и нужно подготовить до появления конкретной сделки — чтобы они лежали «в столе»:
• Чёткий перечень требований к ввозу и вывозу по коду ТН ВЭД
• Сертификат о соответствии — если товар требует и его можно оформить заранее
• Сведения о производителе, торговой марке, техническая документация
«Первая сделка может занять недели и месяцы — особенно если нужна сертификация, — резюмирует Надежда Гладышева. — Вторая проходит быстрее: если товар, производитель и схема поставки те же, вы уже знаете маршрут».
Главная рекомендация для новичков от обоих экспертов: сначала определитесь с тем, что именно вы ввозите.
Одного названия мало — запросите подробные характеристики. По ним можно определить код ТН ВЭД, понять, какие документы понадобятся, и не потерять деньги из-за формальности.